Modus: Συμβουλές για την εκπαίδευση σε συστήματα ECM  

Η παρακολούθηση μιας εκπαίδευσης είναι συχνά η πρώτη εμπειρία του χρήστη με ένα νέο πληροφοριακό σύστημα, όπως μια πλατφόρμα διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου (Enterprise Content Management, ECM), εξηγεί σε σχετικό άρθρο της η Modus. 

Όπως αναφέρει η εταιρεία, η εκπαίδευση είναι πιο αποτελεσματική και οδηγεί στην αποδοχή και χρήση του συστήματος ECM. Αυτό συμβαίνει όταν οι χρήστες βεβαιωθούν για τα οφέλη που έχει ο νέος τρόπος εργασίας, κυρίως όσον αφορά στη διευκόλυνση και ταχύτερη διεκπεραίωση των καθημερινών τους εργασιών. Με τις παρακάτω προτάσεις θα είστε σε θέση να σχεδιάσετε ένα βιώσιμο και αποτελεσματικό πρόγραμμα εκπαίδευσης. 

Προγραμματίστε εκπαίδευση με βάση το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του συστήματος ECM. Θα πρέπει να έχει προηγηθεί η εγκατάσταση του συστήματος και αυτό να δουλεύει παραγωγικά. Ο χρόνος εκπαίδευσης μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με το ποσοστό χρήσης του συστήματος από την κάθε ομάδα χρηστών. Αξιοποιήστε την περίοδο πιλοτικής λειτουργίας για την περαιτέρω εξοικείωση των διαχειριστών του συστήματος με το νέο σύστημα ECM. 

Εκπαιδεύστε πρώτα τους ενεργούς χρήστες και τους διαχειριστές. Επιλέξτε να μεταφέρετε πρώτα τεχνογνωσία σε power users (train the trainers), οι οποίοι κατόπιν θα εκπαιδεύσουν το υπόλοιπο σύνολο. Επίσης, προσφέρετε εκπαίδευση on-job για το σύστημα ECM. Η εκμάθηση σε πραγματικές συνθήκες εργασίας είναι πάντα πολύ πιο αποτελεσματική. Επιπλέον, εξασφαλίζει στο μέγιστο την εξοικείωση των χρηστών. 

Εστιάστε σε καθημερινές εργασίες που έχουν αντίκτυπο στον φόρτο εργασίας των χρηστών. Δώστε στους υπαλλήλους μια επισκόπηση των νέων αυτοματοποιημένων διαδικασιών. Δείξτε τους πώς να χρησιμοποιούν την τεχνολογία για να κάνουν τη δουλειά τους ευκολότερα και γρηγορότερα. 

Χρησιμοποιήστε όλα τα κανάλια επικοινωνίας με τους χρήστες, όχι μόνο το έντυπο υλικό. Δημιουργήστε εκπαιδευτικά videos και αναρτήστε τα είτε εντός του συστήματος ή και σε κάποια σελίδα των πελατών σας. Προτιμήστε videos μικρής διάρκειας που εστιάζουν σε κάποια συγκεκριμένη διαδικασία, ανάλογα με τις ανάγκες της εκάστοτε ομάδας χρηστών. 

Παρέχετε εκπαίδευση και μετά την έναρξη και παραγωγική λειτουργία του συστήματος. Προβλέψτε στη σύμβασή σας ένα καλάθι υπηρεσιών. Με αυτόν τον τρόπο, καλύπτετε έκτακτες ανάγκες εκπαίδευσης, για νέους χρήστες του συστήματος ή και για άλλα αντικείμενα. 

Τέλος, παρακολουθείτε στενά τις εξελίξεις στην τεχνολογία, οι οποίες τρέχουν διαρκώς. Φροντίστε να παραμένετε ευθυγραμμισμένοι με ό,τι νέο προκύπτει και επηρεάζει με οποιονδήποτε τρόπο την παροχή των υπηρεσιών σας και συγκεκριμένα αυτών της εκπαίδευσης. Να θυμάστε ότι πρόκειται για ένα ζωντανό οικοσύστημα, που περιλαμβάνει ανθρώπους, έγγραφα και διαδικασίες. Γι’ αυτό και είναι απαραίτητο να αναθεωρείτε συχνά και να προσαρμόζετε ανάλογα τις υπηρεσίες, τους εκπαιδευτές και το τεκμηριωτικό (εκπαιδευτικό) σας υλικό. Με τον τρόπο αυτό, θα είστε πάντα σε θέση να παρέχετε state-of-the-art υπηρεσίες και να βοηθάτε ουσιαστικά τους πελάτες σας να αξιοποιούν στο μέγιστο τα οφέλη από την υιοθέτηση συστημάτων ECM. 

Τεύχος 341